Flowchart dan Arti Simbolnya

Flowchart atau diagram alir
serangkaian alur yang terdiri dari simbol-simbil yang digunakan untuk menjelaskan berbagai alur kerja.

Flowchart adalah adalah suatu bagan dengan simbol-simbol tertentu yang menggambarkan urutan proses secara mendetail dan hubungan antara suatu proses (instruksi) dengan proses lainnya dalam suatu program.
Tujuan utamanya adalah memudahkan dalam mengomunikasikan mengenai alur kerja. Flowchart biasanya disertakan dalam pembuatan proyek-proyek bangunan dan SOP perusahaan.

Berikut ini adalah simbol-simbol yang sering digunakan dalam menggambar suatu flowchart :

Operating symbol

  

Input/Output Symbol

File and information storage symbol  

Data processing symbol

Flowchart terbagi atas lima jenis, yaitu :

• Flowchart Sistem (System Flowchart)
• Flowchart Flowchart Dokumen (Document Flowchart)
• Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)
• Flowchart Program (Program Flowchart)
• Flowchart Proses (Process Flowchart) 

1. Flowchart Sistem
 
Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan dekripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem.
Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator).

2. Flowchart Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.

3. Flowchart Skematik

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

4. Flowchart Program

Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem.
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alir logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.

5. Flowchart Proses

Flowchart Proses merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial yang memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam suatu prosedur atau sistem. Bagan alir proses menggunakan lima buah simbol tersendiri seperti terlihat pada tabel di bawah ini.


Flowchart Proses digunakan oleh perekayasa industrial dalam mempelajari dan mengembangkan proses-proses manufacturing. Dalam analisis sistem, flowchart ini digunakan secara efektif untuk menelusuri alur suatu laporan atau form.

Flowchart dibagi menjadi 2 ( dua ) bagian, yaitu :

1. Flowchart yang menggambarkan alur suatu sistem
2. Flowchart yang menggambarkan alur dari suatu program.

Menyusun Standar Operasional Prosedur

SOP atau yang dikenal dengan istilah Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi baik pemerintahan maupun swasta tentang bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Pengertian lain menyebutkan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.

SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir (Laksmi, 2008:52).

Berikut beberapa pengertian SOP dari beberapa sumber buku:

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).

Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan (Insani, 2010:1).

Ciri-ciri SOP

Dari pengertian-pengertian di atas dapat kita simpulkan bahwa yang namanya SOP pasti :

1. Ditulis dengan menggunakan metode penulisan prosedur
2. Ada instruksi tertulis yang terdokumentasi
3. Instruksi yang memuat proses penyelenggaraan administrasi.
4. Memuat kapan, bagaimana dan oleh siapa dilakukan.
5. Prosedur yang disusun berdasarkan urutan kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
6. Tujuannya untuk memperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien.
7. Mudah diaplikasikan
8. Mudah direvisi atau diubah.
9. Mudah dikontrol
10. Biasanya dilengkapi dengan flowchart atau bagan tertentu untuk membantu memudahkan pembaca dalam memahaminya

Setiap perusahaan bagaimana pun bentuk dan apapun jenisnya, membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut, yaitu :

1. Untuk menjaga konsistensi kinerja atau kondisi tertentu dan dimana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. Mempermudah proses pemberian tugas, tanggung jawab dan wewenang kepada pegawai yang menjalankannya.
5. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
6. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
7. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait di unit kerjanya masing-masing.
8. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
9. Mempermudah proses monitoring dan fungsi kontrol dari setiap proses kerja.
10. Mempermudah proses pemahaman staf secara sistematis dan menyeluruh.
11. Mempermudah dalam mengetahui terjadinya kegagalan, ketidakefisienan proses prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyelahgunaan wewenang pegawai.
12. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
13. Menghindari dan mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan proses kerja, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.
14. Melindungi organisasi atau unit kerja dari berbagai bentuk kesalahan administrasi.
15. Menghemat waktu program training, karena SOP tersusun secara sistematis.
16. Sebagai dokumen sejarah bila telah dibuat revisi SOP yang baru.

Fungsi SOP

Adapun fungsi SOP adalah sebagai berikut :

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat SOP

SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain ( Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008 ):

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yan mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individu pegawai dan organisasi secara keseluruhan,
4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinna dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang memberikan cara konkrit untuk pegawai dalam memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
7. Memastikan pelaksanaan tugas dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur.
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
10. Memberikan informasi sebagai upaya meningkatkan kompetensi pegawai.
11. Memberikan onformasi mengenai beban tugas yang dijalankan seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya,
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan.
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan, serta
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sekaligus memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

Manfaat lainnya dalam melaksanakan SOP adalah :

1. Menjamin kesehatan dan keselamatan kerja
2. Memperjelas tugas, tanggung jawab dan wewenangnya
3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja
4. Memudahkan perusahaan untuk berkembang.

Prinsip-prinsip SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

1. Konsisten, SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
2. Komitmen, SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
3. Perbaikan berkelanjutan, Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
4. Mengikat, SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
6. Terdokumentasi dengan baik

Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

Siapa yang membuat SOP

SOP dibuat oleh :

1. Individu atau unit kerja yang bertanggung jawab dan melaksanakan aktivitas kerja
2. Unit-unit yang terlibat dalam pelaksanaan sebuah proses atau rangkaian aktivitas kerja
3. Individu atau unit kerjayang melakukan perawatan thd peralatan yang dibuatkan instruksi kerja
4. Pihak yang merancang peralatan atau proses
5. Pihak yang bertanggung jawab thd kesehatan dan keselamatan kerja dan lingkungan
6. Pihak yang membuat peralatan
7. Rekanan, penyuplai dan kontraktor yang menyediakan peralatan atau jasa tertentu.

Kapan SOP dibuat

Waktu yang tepat untuk membuat atau menyusun SOP adalah :

1. Sebelum SOP digunakan suatu pekerjaan
2. Setelah SOP digunakan untuk menilai. Maka, dapat diketahui apakah sebuah pekerjaan sudah dilaksanakan dengan baik atau belum. Jika belum, maka dilakukan revisi.
3. Saat revisi. Revisi dapat dilakukan apabila ada perubahan langkah kerja. Seperti menambahkan peralatan baru, menambah pekerja, perubahan lokasi, perubahan organisasi dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.
4. Setelah itu, buat evaluasi secara berkala dari para pelaksana untuk memberikan masukan terhadap penggunaan SOP agar menjadi bahan perbaikan selanjutnya.

Prinsip Dasar Penyusunan SOP

Dalam menyusun SOP, terdapat prinsip-prinsip dasar, yaitu :

1. Prosedur kerja harus sederhana, sehingga mengurangi beban pengawasan.
2. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik mungkin.
3. Mencegah penulisan, gerakan / aktivitas dan usaha yang tidak perlu
4. Berusaha mendapat arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
5. Mencegah pekerjaan yang dilakukan berulang.
6. Harus ada pengecualian seminimal mungkin thd peraturan.
7. Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu
8. Prosedur harus fleksibel ( dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah-ubah )
9. Pemabagian waktu yang tepat
10. Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan
11. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yan sebaik mungkin.
12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dilaporkan dengan memperhatikan tujuan
13. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum
14. Menggunakan prinsip pengecualian yang sebaik mungkin.

Prinsip Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan berdasarkan Peraturan Kementeruan Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI, tahun 2012 :

1. Kemudahan dan kejelasan
2. Efisien dan efektifitas
3. Keselarasan
4. Keterukuran
5. Dinamis
6. Berorientasi pada pengguna atau piahk yang dilayani
7. Kepatuhan hukum
8. Kepastian hukum

Selain prinsip penyusunan, ada pula prinsip pelaksanaan meliputi :

1. Konsisten
2. Komitmen
3. Perbaikan berkelanjutan
4. Mengikat
5. Seluruh unsur memiliki peran penting
6. Terdokumentasi dengan baik

Unsur-unsur penting dalam penyusunan SOP, yaitu :

1. Tujuan
2. Kebijakan
3. Petunjuk operasional
4. Pihak yang terlibat
5. Formulir
6. Masukan
7. Proses
8. Laporan
9. Validasi
10. Kontrol

Unsur-Unsur yang harus ada dalam dokumen SOP yaitu :

1. Halaman Judul, meliputi : Logo dan Nama Instansi, Tulisan " Standar Operasional Prosedur" dan Judul SOP, No SOP, Halaman SOP, No Revisi.
2. Tanggal Pembuatan, tanggal penetapan, dan tanggal Revisi.
3. Daftar Isi
4. Petunjuk Penggunaan atau Definisi. Petunjuk penggunaan memuat istilah-istilah yang digunakan dalam SOP tersebut serta arti dari simbol-simbolnya.
5. Tujuan. Tujuan yang dimaksud adalah tujuan pembuatan SOP.
6. Ruang Lingkup. Ruang lingkup yang dimaksud adalah cakupan aktivitas yang dilaksanakan dalam prosedur SOP tersebut.
7. Unit Terkait adalah unit kerja yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur tersebut.
8. Rentang waktu, memuat jangka waktu pelaksanaan prosedur tersebut.
9. Referensi, yaitu dasar hukum ,sumber penyusunan SOP, atau alasan serta kebijakan yang mendasari pembuatan SOP.
10. Tugas, tanggung jawab dan wewenang, mencakup  wewenang petugas dalam suatu unit tertentu yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur tersebut. Tujuannya adalah untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksaan prosedural tersebut.
11. Prosedur adalah isi dari SOP yang berisi mengenai langkah-langkah yang termuat SOP tersebut.
12. Indikator Ukuran Keberhasilan, yaitu hasil akhir atau harapan bila SOp tersebut terlaksana dengan benar sesuai dengan prosedur.
13. Lampiran. Hal yang harus dimuat dalam lampiran adalah bagan organisasi atau flowchart, serta formulir-formulir lainnya yang mendukung penjelasan SOP tersebut
14. Subyek atau pihak pembuat SOP dengan tanda tangan
15. Subyek atau pihak pemeriksa SOP dengan tanda tangan
16. Subyek atau pihak yang mengesahkan SOP dengan tanda tangan.

Jenis-jenis SOP

SOP berdasarkan sifat kegiatannya, dibagi menjadi :

1. SOP Teknis, yaitu :

Menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu perencana atau dengan satu peran
Menggambarkan cara melakukan pekerjaan
Contohnya :

• SOP Pengoperasian Komputer
• SOP Pengujian sampel di Laboratorium
• SOP Pengagendaan Surat
• SOP Pemberian Disposisi

2. SOP Administratif, yaitu :

Menggambarkan langkah-langkah yang dilakukan oleh lebih dari satu pelaksanan
Biasanya bersifat makro dan mikro, dan tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Contohnya :

• SOP Pemeliharaan Komputer Kantor
• SOP Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium
• SOP Penanganan Suar Masuk
• SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis

SOP menurut cakupan dan besaran kegiatannya, dibagi dalam :

1. SOP Makro adalah SOP yang terintegrasi dari beberapa SOP ( mikro ) yang membentuk serangkaian kegiatan.
Sop Makro tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksananya.
Contoh :

• SOP Alur dan Prosedur Rawat Jalan
• SOP Alur dan Prosedur Rawat Inap

2. SOP Mikro adalah SOP yang menggambarkan kegiatan yang merupakan bagian dari kegiatan  yang lebih besar ( makro ).
Sop Mikro dapat dikatakan sebagai sub/ anak SOP.
Contoh :

• SOP Pendaftaran Pasien Rawat Jalan atau Rawat Inap
• SOP Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatannya :

1. SOP Final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
Sudut pandangnya adalah produk unit kerja.

Contohnya :

• SOP Penggunaan EKG
• SOP Pelayanan Pasien Rumah Sakit
• SOP Alur Produksi Barang dalam suatu pabrik

2. SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
SOP ini masih memiliki rangkaian lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

Contohnya :

• SOP Pendaftaran Pasien
• SOP Pelayanan Obat di Farmasi.

SOP menurut cakupan dan jenis kegiatannya :

1. SOP Generik adalah memiliki sifat dan muatan kegiatan yang memiliki kesamaan langkah.
SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain.

Contoh :
SOP Pelayanan Pasien di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dengan SOP Pelayanan Pasien di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Darurat.

2. SOP Spesifik adalah memiliki sifat dan muatan kegiatan yang memiliki kekhususan langkah.
SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain.

Contohnya :
SOP Pelayanan Obat Pasien Rawat Inap dengan SOP Pelayanan Obat Pasien Rawat Jalan

Format SOP adalah bagan yang mencerminkan bagaimana SOP tersebut disusun dan dibuat agar kelihatan terdokumentasi dengan baik serta memudahkan dalam pihak-pihak yang berkepentingan membacanya.

Karena format SOP tidak ada yang baku, maka disini hanya ada prinsip-prinsipnya saja, yaitu Format SOP harus bersifat :

1. Format Simple Steps ( memuat langkah-langkah yang sederhana )
2. Format Hierarchial Steps ( memiliki tahap-tahap yang berurutan )
3. Format Graphic ( adanya grafik yang memudahkan pembaca memahami SOP )
4. Format Flowchart, yaitu diagram alir digunakan untuk memahami prosedur kerja/ prosedur tetap (protap) dalam suatu perusahaan. 
5. Format narasi, yaitu format yang sering digunakan di perusahaan.

Berdasarkan bentuk dan susunannya, format flowchart, terbagi menjadi :

1. Flowchart yang menggambarkan alur suatu sistem
2. Flowchart yang menggambarkan alur dari suatu program.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun diagram alir ( flowchart )

1. Gambarlah diagram alir dari atas ke bawah dan mulailah dari bagian kiri ke kanan
2. Tunjukkan bagian-bagiannya secara jelas
3. Tunjukkan mulai dan akhirnya secara jelas
4. Gunakan satu kata yg bisa mewakili pekerjaan yang harus dilakukan dlm bagian-bagian kegiatan
5. Awali dengan kata kerja lalu kata obyek, tapi hindari kalimat pasif. Misal : Cuci motor, Pakai baju, dll
6. Pastikan urutan kegiatan-kegiatan secara benar
7. Gunakan simbol penghubung dengan benar untuk menunjukkan kegiatan yg terpotong
8. Gunakan simbol-simbol standar untuk mempermudah dalam mengomunikasian diagram alir bercabang

Format Narasi, adalah format yang sering dipakai di perusahaan-perusahaan, khususnya organisasi yan birokratis.
Di samping lebih fleksibel, format ini menggambarkan rangkaian kegiatan sebuah proses atau siklus kerja yg tak terikat penggunaan simbol dan lebih mudaj jika akan dimodifikasi atau diubah. Sedangkan kelemahannya adalah form narasi ditulis lebih dari satu orang, sehingga menimbulkan bahasa yang berbeda dan makna yg berbeda pula, sehingga multi tafsir.

Hal-hal yg harus diperhatikan dalam menyusun Format SOP Narasi :

1. Buat narasi dalam bentuk kalimat aktif yg menggunakan kata kerja. Struktur kalimat yg disarankan adalah SUbyek, Predikat, Obyek dan Keterangan.
2. Buat kalimat yg singkat dan praktis agar lebih mudah dipahami. Gunakan istilah yang bersifat umum dan kosakata sederhana.
3. Hindari kalimat yang berlebihan, terlalu "berbunga-bunga" dan "berbusa-busa", serta hindari kosa kata asing seminimal mungkin.
4. Hindari kalimat berbentuk negatif, karena terkesan menuduh pembacanya. Menurut penelitian, manusia cenderung mengambaikan kalimat negatif. Ada baiknya bila diubah menjadi kata yang bukan negatif, misal : "Jangan mengebut" diganti "Harap pelan".

TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP ( Standard Operating Procedure )

1. Tahap Persiapan

Tahap ini ditujukan untuk memahami kebutuhan penyusunan atau pengembangan SOP dan menentukan tindakan yang diperlukan oleh Unit Kerja. Tahap ini terdiri dari  (4) empat langkah:

• Mengidentifikasi kebutuhan

Tahap ini dimulai dengan mencari kebutuhan yang ada dalam organisasi. Kebutuhan dapat dicari dari pihak direksi, manajer atau pun karyawan. Kebutuhan juga bisa dicari dari masalah yang timbul, misalnya tidak adanya SOP yang standar dan baku di perusahaan. Pencarian kebutuhan juga hendaknya untuk efektivitas dan efisiensi produksi, distribusi dan pelayanan.

• Mengevaluasi dan menilai kebutuhan

Setelah mengidentifikasi, langkah selanjutnya yaitu dievaluasi. Evaluasi disini adalah membedakan kebutuhan mendesak dan tidak mendesak, kebutuhan penting dan tidak penting dimana yang penting dilakukan terlebih dahulu sedangkan yang tidak penting dilakukan terakhir.

• Menetapkan kebutuhan

Setelah melakukan penilaian, maka langkah selanjutnya kita menetapkan kebutuhan. Dalam menetapkan kebutuhan kita harus berdasarkan skala prioritas. Skala prioritas disusun berdasarkan kriteria-kriteria tertentu sehingga kita dapat mengetahui secara lebih detail lagi. Kategori yang umum dibuat oleh perusahaan biasanya pada faktor biaya-manfaat, sumber daya keuangan, sumber daya manusia, informasi teknologi, market. mesin dan lainnya.

• Menentukan tindakan

Setelah menetapkan tindakan langkah selanjutnya adalah menetukan tindakan. Kita harus menentukan tindakan-tindakan apa saja yang harus diambil. Misal bila kita menyusun SOP, maka tindakan yang harus kita ambil adalah segera berkonsultasi dengan pihak HRD terlebih dahulu. Hal ini dimungkinkan supaya mendapat dukungan dari pihak HRD dan direksi.

Output dari tahap ini adalah keputusan akan tindakan yang dilakukan.

2. Tahap Pembentukan Organisasi Tim

Tahap ini ditujukan untuk menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tindakan yang telah ditentukan dalam Tahap Persiapan. Tahap ini terdiri dari (5) lima langkah yaitu:

• Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggung jawab sebagai pelaksana

Langkah pertama adalah kita harus menetapkan orang-orang dari unit kerja yang bersangkutan untuk menjadi suatu tim yang berguna dalam penyusunan SOP. Adapun kriteria yang dapat dijadikan pedoman dalam menetapkan anggotanya, yaitu orang yang memahami bidang tertentu sesuai dengan bidang pekerjaannya dan orang yang ahli dalam bidang penyusunan flowchart ( bisa juga diambil dari pihak luar )

• Menyusun pembagian tugas pelaksanaan

Langkah berikutnya menyusun pembagian tugas pelaksana. Tugas-tugasnya secara garis besar adalah melakukan kajian di lapangan, melakukan observasi mengenai sistem organisasi, peraturan, kebijakan dan informasi lainnya yang didapat dari perusahaan. Tugas pelaksana sangat berat dan harus merupakan ahli yang mahir, oleh karena itu pelaksana hendaknya terdiri dari 1-2 orang yang dibantu oleh karyawan yang senior.

• Memilih orang yang menjadi penanggung jawab atas pelaksanaan pada umumnya

Memilih orang-orang yang dianggap mampu sebagai penanggung jawab dalam penyusunan SOP ini. Orang-orang tersebut harus berasal dari pihak internal perusahaan, bisa karyawan lama maupun pihak manajer.

• Menetapkan mekanisme pengendalian pelaksanaan

Menetapkan bagaimana agar tugas pelaksanaan dapat dikendalikan dan diawasi dengan baik dan maksimal agar pekerjaan bisa selesai tepat waktu.

• Membuat pedoman pembagian tugas pekerjaan dan control pekerjaan

Setelah menyusun tugas pelaksanaan dan penanggung jawab, maka langkah selanjutnya adalah menyusun bagan mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian yang baik adalah antara kedudukan pihak pelaksana dengan pengawas adalah seimbang, sedangka ketua tim membawahi pihak pengawas dan pelaksana. Ketua tim bertanggung jawab atas hasil kerja tim dan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan dengan dibantu oleh pihak pengawas.

Output dari tahap ini adalah pembagian tugas pekerjaan dan control pekerjaan.

3. Tahap Perencanaan

Tahap ini ditujukan untuk menyusun dan menetapkan strategi, rencana, metodologi dan program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana. Tahap ini terdiri dari (3) tiga langkah yaitu:

• Menyusun strategi dan metodologi kerja

Menyusun strategi kerja bagaimana supaya pekerjaan aseharusnya dilaksanakan. Selain itu juga menyusun metodologi kerja. Metodologi kerja ditetapkan untuk menjamin kesinambungan dan kelancaran serta pengendalian kinerja yang dilakukan.

Secara garis besar, metodologi kerja meliputi :

1. Planning ( perencanaan )
2. Implementation ( pelaksanaan )
3. Evaluation ( evaluasi dari pengawas )
4. Validation ( persetujuan tas tindakan dan hasil yang dilakukan )

• Menyusun perencanaan kerja

Dalam rangka menyusun planning ( perencanaan ), maka kita harus menetapkan prosedur kerja. Prosedur kerja memuat langkah-langkah yang disusun sistematis ke dalam suatu proposal agar lebih efektif dan efisien.

• Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci

Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci dituangkan dalam bentuk proposal. Dalam proposal harus memuat :

Bab I Pendahuluan

• Latar belakang pembuatan SOP
• Rumusan Masalah
• Tujuan, yang terdiri dari tujuan umum dan tujuan khusus.
• Manfaat.

BAB II Pembahasan, meliputi :

• Definisi SOP
• Ciri-ciri SOP
• Prinsip dasar penyusunan SOP
• Istilah-istilah atau simbol-simbol yang digunakan dalam penyusunan SOP
• Ragam format SOP
• Unsur-unsur yang harus ada dalam SOP
• Unsur-unsur yang harus ada dalam dokumen SOP
• 
  
• Kebijakan-kebijakan dalam perusahaan
• Ruang lingkup perusahaan yang terlibat
• Rentang waktu penyusunan/ Jadwal penyusunan.
• Biaya-biaya
• Lampiran-lampiran ( bila ada )
• Macam-macam SOP yang akan dibuat
• Lembar persetujuan ( dari pihak direksi maupun manajer HRD ).

Output dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci.

4. Tahap Penyusunan

Tahap ini ditujukan untuk menyusun SOP sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap ini terdiri dari (5) lima langkah yaitu:

• Mengumpulkan informasi terkait yaitu metode pendekatan sistem atau risiko kegiatan

Setelah mendapat persetujuan, aka tim dapat segera bekerja. Langkah pertama yaitu mengumpulkan informasi mengenai metode sistem yang ada di dalam perusahaan. Misalnya alur kerja pembelian bahan baku, alur kerja produksi, alur kerja pengepakan, alur kerja distribusi barang, alur kerja QC ( Quality Control ) dan lain sebagainya.

• Mengumpulkan informasi terkait lainnya yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, keterkaitan dengan prosedur lain.

Mengumpulkan informasi mengenai alur otorisasi, yaitu alur bagan yang berguna dalam penanggung jawab atas suatu kegiatan/ operasi. Mengetahui pihak-pihak yang terlibat, lalu menetapkan formulir-formulir apa saja yang digunakan dalam operasional, serta keterkaitan dengan prosedur lainnya, misalnya keterkaitan prosedur pembelian bahan baku dengan prosedur mengeluarkan kas untuk membeli bahan baku.

• Menetapkan metode dan teknik penulisan SOP

Menetapkan langkah-langkah dalam menulis SOP serta teknik penulisan yang digunakan. Secara garis besar ada 5 ragam format SOP. Namun yang paling sering digunakan oleh perusahaan yang birokratis adalah format narasi karena lebih lengkap, bahasa lebih baku dan dilengkapi dengan flowchart atau bagan untuk mempermudah para pembaca memahaminya.

• Menulis SOP

Menulis SOP sesuai dengan informasi, metode dan teknik yang digunakan. Dalam penulisan SOp memerlukan waktu yang lama, tergantung dari banyak sedikitnya SOP, serta panjang pendeknya alur kerja, serta banyak sedikitnya keterlibatan dengan unit kerja lain.

• Membuat draft pedoman SOP

Draft pedoman SOP disini harus memuat unsur-unsur yang ada dalam dokumen SOP, serta berpedoman pada informasi-informasi yang telah dikumpulkan agar SOP menjadi seragam dan tidak tumpang tindih. Dalam penyusunan draft SOP biasanya tim akan mengelompokkan ke dalam bagian-bagian tertentu agar lebih jelas dan memudahkan dalam pencariannya :

• Judul SOP
• Kata Pengantar
• Daftar Isi
• Bab 1 Pendahuluan
• Latar Belakang
• Rumusan Masalah
• Tujuan, yang terdiri dari : tujuan umum dan tujuan khusus
• Manfaat
• Bab II Pembahasan
• SOP Bagian Administrasi
• SOP Bagian Produksi
• SOP Bagian Personalia
• SOP Bagian Pemasaran dan Pemasaran
• SOP Bagian Keuangan
• SOP Bagian Hubungan Masyarakat ( HUMAS )

Output dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP.

5. Tahap Uji Coba

Tahap ini ditujukan untuk menguji coba draft pedoman SOP. Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah yaitu:

• Merancang metodologi uji coba

Setelah draft SOP jadi, maka tim selanjutnya akan melakukan uji coba. Uji coba yang dimaksud disini adalah uji coba di lapangan terhadap SOp tersebut. Adapun sebelumnya tim harus merancang metodologi uji coba. Metodologi uji coba, diantaranya :

• Tahap sosialisasi, yaitu melakukan sosialisasi kepada karyawan mengenai adanya tahap uji coba
• Tahap implementasi, yaitu melaksanakan SOP tersebut sesuai dengan apa yang tertulis di dalam SOP.
• Tahap evaluasi , yaitu tahap akhir dari tahap uji coba. SOP akan dibenahi bila ada yang salah entah prosedurnya atau bagian lainnya berdasarkan fakta yang ditemukan di lapangan berdasarkan tahap uji coba.

• Mempersiapkan tim pelaksana uji coba

Tim uji coba berasal dari manajer atau yang bisa diwakilkan. Tim uji coba SOP berasal dari perwakilan, namun ada baiknya kalau juga terdiri dari tim pembuat SOP  dari unit terkait.

• Melaksanakan uji coba

Uji coba dilaksanakan dengan seksama oleh seluruh karyawan. Tim uji coba bertugas untuk melakukan mengidentifikasi. Pada tahap ini setiap kesalahan prosedur yang dilakukan karyawan namun tidak sesuai SOP akan dicatat sebagai data evaluasi.

• Menyusun laporan hasil uji coba

Setelah masa uji coba berakhir, maka tim uji coba akan menyerahkan laporannya kepada tim pembuat SOP. Laporan ini nantinya akan digunakan dalam melakukan evaluasi draft SOP.

Output dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang digunakan untuk menyempurnakan draft pedoman SOP.

6. Tahap Penyempurnaaan

Tahap ini ditujukan untuk menyempurnakan pedoman SOP berdasarkan laporan hasil uji coba. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah yaitu:

• Membahas laporan hasil uji coba

Tim pembuat akan membahas laporan dari tim uji coba mengenai setiap kesalahan yang dilakukan di lapangan oleh karyawan perusahaan. Kemudian setelah itu dicarikan solusi agar kesalahan tersebut tidak terulang kembali atau diantisipasi seminimal mungkin.

• Merancang langkah penyempurnaan pedoman SOP

Kemudian tim pembuat SOP akan melakukan penyempurnaan SOP. Penyempurnaan disini adalah memperbaiki SOP yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan.

• Menyusun pembagian tugas penyempurnaan

Tim pembuat SOP akan menyusun pembagian tugas dalam penyempurnaan. Tugas tersebut disusun agar meringankan pekerjaan karena kebanyakan pada tahap uji coba terjadi banyak sekali kesalahan.

• Melaksanakan penyempurnaan

Setelah itu, tim akan bekerja melaksanakan perbaikan pada draf SOP. Perbaikan ini biasanya menyita banyak waktu dan tenaga sehingga prosesnya lama tergantung dari banyak sedikitnya draf yang harus diperbaiki.

• Menyusun final pedoman SOP

Setelah itu, tim akan membawa draf SOP yang telah diperbaiki ke pihak manajer HRD dan direksi untuk disetujui/ disahkan.

Output dari tahap ini adalah final pedoman SOP yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam unit kerja.

7. Tahap Implementasi

Tahap ini merupakan tahap implementasi pedoman SOP secara standar dalam organisasi. Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah yaitu:

• Menetapkan metodologi dan materi implementasi

Langkah pertama setelah SOP disahkan, maka tim akan bekerja dalam mengimplementasikannya. Adapun secara garis besar, tahap-tahapnya adalah :

• Tahap sosialisasi, yaitu tahap dilakukan sosialisasi. Tujuan tahap ini agar karyawan bisa paham dalam SOP yang baru dibuat. SOP tidak bisa dipaksakan begitu saja pada tingkat lapangan, namun haruslah disusun sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kondisi yang ada.
• Tahap implementasi, yaitu tahap pelaksanaan SOP. Tahap pelaksanaan ini tetap juga dilakukan kontrol/ pengawasan dalam pelaksanaannya. Kontrol dilakukan oleh manajer HRD.
• Tahap evaluasi, yaitu tahap evaluasi SOp. Tahap ini merupakan tahap pengkajian dan analisa setelah dalam periode tertentu dilakukan implementasi.

• Menetapkan tim pelaksana implementasi

Menetapkan tim pelaksana implementasi untuk melakukan kontrol terhadap SOP. SOP setelah tahap pelaksanaan tetap dilakukan kontrol untuk perbaikan yang berkesinambungan.

• Melaksanakan implementasi

Tahap implementasi dilaksanakan oleh karyawan.

• Menyusun laporan implementasi

Tim implementasi menyusun laporan hasil implemetasi. Laporan tersebut bersumber dari kegiatan selama implementasi.

Output dari tahapan ini adalah laporan implementasi yang digunakan sebagai dasar dalam tahap pemeliharaan dan audit.

8. Tahap Pemeliharaan dan Audit

Tahap ini adalah tahap akhir dari seluruh tahap teknis penyusunan SOP dan ditujukan untuk pemeliharaan dan audit setelah implementasi SOP selama periode tertentu. Tahap ini terdiri dari 7 (tujuh) langkah yaitu:

• Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP yang diterapkan

Kegiatan pemeliharaan dan audit biasanya dilakukan setiap 6 bulan atau satu tahun.

• Membentuk tim pemeliharaan dan audit

Tim pemeliharaan dan audit terdiri dari karyawan pelaksana dan juga pihak HRD

• Melaksanakan pemeliharaan dan audit

Tim selanjutnya melakukan pemeliharaan dan audit. Tim ini membuat catatan atas segala hal yang berkaitan selama pelaksanaan SOP di lapangan

• Membuat laporan pemeliharaan dan audit

Tim ini kemudian membuat laporan pelaksanaan dari catatan yang berkaitan selama pelaksanaan SOP.

• Menyimpulkan temuan-temuan dan menyusun perencanaan perbaikan

Hasil dari temuan-temuan di lapangan disimpulkan dan disusunlah upaya perbaikan.

• Melakukan perbaikan sesegera mungkin jika perbaikan dilakukan kecil dan sifatnya rutin

Misalkan ada prosedur yang tidak jelas dan terlalu panjang, maka produr tersebut harus disederhanakan dengandilakukan perbaikan kecil.

• Melaksanakan tahap-tahap penyusunan SOP dari awal jika perbaikan yang diperlukan besar dan bersifat tidak rutin.

Misal perbaikan besar, adalah penambahan bidang baru di perusahaan sehingga mempengaruhi operasional dalam organisasi.

Output dari tahap ini adalah: laporan perbaikan rutin dan laporan perbaikan besar untuk SOP.

Referensi :
Endah Nur Fatimah, dkk.2015.Strategi Pintar Menyusun SOP.Yogyakarta: Pustaka Baru Press
Laksmi, Fuad dan Budiantoro. 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Pernaka.
Sailendra, Annie. 2015. Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP. Cetakan Pertama. Trans Idea Publishing, Yogyakarta.
Moekijat. 2008. Adminitrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
Atmoko, Tjipto. 2012. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Skripsi Unpad. Jakarta.
Insani, Istyadi. 2010. Pengembangan Kapasitas Sumber Daya Manusia Daerah Dalam Rangka Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas Pengelolaan Keuangan Daerah.
Hartatik, Indah Puji. 2014. Buku Praktis Mengembangkan SDM. Jogjakarta. Laksana.