Organisasi

 
Unsur-Unsur Struktur Organisasi

    Seperti halnya dalam organ tubuh manusia, dalam struktur organisasi pun terdapat elemen yang perlu dianalisis. Stoner dan Wengkell dalam buku Siswanto (2005:90) mengemukakan adanya empat elemen yang berguna untuk menganalisis struktur organisasi sebagai berikut :

1. Spesialisasi aktivitas (Specialization of activities)

    Spesialisasi aktivitas mengacu pada spesialisasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan pengaturanpengaturan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementasi). Didalam sebuah organisasi pembagian tugas pekerjaan adalah keharusan mutlak, tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang tindih sangat besar. Pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasilkan departemendepartemen terkecil dalam organisasi (departementalisasi) merupakan dasar yang digunakan untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok.

2. Standarisasi aktivitas (Standardization of activities)

    Standardisasi kegiatan merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin kelayakdugaan (predictability) aktivitasnya. Menstandarisasi berarti menjadikan kegiatan pekerjaan seragam dan taat asas.

3. Koordinasi aktivitas (Coordination of activities)

    Koordinasi aktivitas yaitu proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dan fungsi-fungsi sub organisasi dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi, untuk menciptakan keserasian gerak langkah unit-unit yang ada dalam pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. 

4. Sentralisasi dan Desentralisasi pengambilan keputusan (Centralization and
    Decentralization of decision making)

    Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan mengacu pada lokasi otoritas pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang di sentralisasi, keputusan diambil pada tingkat tinggi oleh manajer puncak, atau bahkan oleh seorang saja. Dalam struktur yang didesentralisasikan, gaya pengambilan keputusan dibagi diantara para bawahan pada hirarki manajemen menengah dan bawah.

Bentuk Struktur Organisasi

Bentuk struktur organisasi pada umumnya berbeda-beda serta memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Berdasarkan hubungan yang ada pada organisasi menurut Hasibuan (2010:150) terdapat lima jenis bentuk struktur utama organisasi, bentuk struktur organisasi tersebut dapat dibedakan sebagai berikut :

A. Bentuk Organisasi Lini (Line Organization)

Organisasi lini ini diciptakan oleh Henry Fayol, dalam tipe organisasi lini terdapat garis wewenang, kekuasaan yang menghubungkan langsung secara vertikal dari atasan ke bawahan

Ciri-ciri organisasi lini adalah :

1. Organisasinya relatif kecil dan sederhana.
2. Hubungan antara atasan dengan bawahan masih bersifat langsung melalui garis wewenang terpendek.
3. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan dan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan dan kebijakan dari organisasi.
4. Jumlah karyawan relatif sedikit dan saling mengenal.
5. Tingkat spesialisasinya belum begitu tinggi dan alat-alatnya tidak beraneka macam.
6. Pucuk pimpinan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan, dan kebijaksanaan dari organisasi.
7. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada didalam unitnya.  

Keunggulannya : 

1. Kesatuan pimpinan dan azas kesatuan komando tetap dipertahankan sepenuhnya.
2. Garis komando dan pengendalian tugas, tidak mungkin terjadi kesimpang siuran karena pimpinan langsung berhubungan dengan karyawan.
3. Proses pengambilan keputusan, kebijaksanaan, dan instruksi-instruksi berjalan cepat.
4. Pengawasan melekat (waskat) secara ketat terhadap kegiatan-kegiatan karyawan dapat dilaksanakan.
5. Kedisiplinan dan semangat kerja karyawan umumnya baik.
6. Koordinasi relatif mudah dilaksanakan.
7. Rasa solidaritas dan esprit de crop para karyawan pada umumnya tinggi, karena masih saling mengenal.

Kelemahannya :

1. Tujuan pribadi pucuk pimpinan dan tujuan organisasi seringkali tidak dapat dibedakan.
2. Adanya kecenderungan pucuk pimpinan bertindak secara otoriter/diktator.
3. Maju mundurnya organisasi bergantung kepada kecakapan pucuk pimpinan saja, karena wewenang menetapkan keputusan, kebijaksanaan, dan pengendalian dipegang sendiri.
4. Organisasi secara keseluruhan terlalu bergantung pada satu orang.
5. Kaderisasi dan pengembangan bawahan kurang mendapatkan perhatian, karena mereka tidak diikutsertakan dalam perencanaan, pengambilan keputusan, dan pengendalian.
6. Rencana, keputusan, kebijaksanaan dan pengendalian relatif kurang baik, karena adanya keterbatasan (limits factor) manusia.

B. Bentuk Organisasi Lini dan Staf (Line and staff organization)

    Bentuk organisasi lini dan staf pada dasarnya merupakan kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Asas kesatuan komando tetap dipertahankan dan pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari pucuk pimpinan kepada pimpinan dibawahnya. Pucuk pimpinan tetap sepenuhnya berhak menetapkan keputusan, kebijaksanaan, dan merealisasikan tujuan perusahaan.

Dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, ia mendapat bantuan dari para staf. Tugas para staf hanya memberikan bantuan, pemikiran saran-saran, data, informasi, dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan keputusan dan kebijaksanaannya.

Ciri-ciri organisasi lini dan staf :

1. Pucuk pimpinan hanya satu orang dan dibantu oleh para staf.
2. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang lini dan wewenang staf. 
3. Kesatuan perintah tetap dipertahankan, setiap atasan mempunyai bawahan tertentu dan setiap   bawahannya hanya mempunyai seorang atasan langsung.
4. Organisasinya besar, karyawannya banyak dan pekerjaannya bersifat kompleks.
5. Hubungan antara atasan dengan para bawahannya tidak bersifat langsung.
6. Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal.
7. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan digunakan secara optimal.

Keunggulannya :

1. Asas kesatuan pimpinan tetap dipertahankan, sebab pimpinan tetap berada dalam satu tangan saja.
2. Adanya pengelompokan wewenang, yaitu wewenang lini dan wewenang staf.
3. Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas antara pimpinan, staf dan pelaksana.
4. Pimpinan mempunyai bawahan tertentu, sedang bawahan hanya mempunyai seorang atasan tertentu saja.
5. Bawahan hanya mendapat perintah dan memberikan tanggung jawab kepada seorang atasan tertentu saja.
6. Pelaksanaan tugas-tugas pimpinan relatif lebih lancar, karena mendapat bantuan data, informasi, saran-saran, dan pemikiran para stafnya.
7. Asas the right man in the right place lebih mudah dilaksanakan.
8. Organisasi ini fleksibel dan luwes, karena dapat diterapkan pada organisasi besar maupun kecil, organisasi perusahaan maupun organisasi sosial.
9. Kedisiplian dan moral karyawan tinggi, karena tugas-tugasnya sesuai dengan keahliannya. 10.
10. Keuntungan dari spesialisasi dapat diperoleh seoptimal mungkin.
11. Koordinasi relatif mudah dilaksanakan, karena sudah ada pembagian tugas yang jelas.
12. Bakat karyawan yang berbeda-beda dapat dikembangkan, karena mereka bekerja sesuai dengan kecakapan dan keahliannya.
13. Perintah dan pertanggungjawaban melalui garis vertikal terpendek.

Kelemahannya :

1. Kelompok pelaksana sering bingung untuk membedakan perintah atau bantuan nasihat.
2. Solidaritas dan esprit de corp karyawan kurang, karena tidak saling mengenal.
3. Persaingan kurang sehat sering terjadi, sebab setiap unit atau bagian menganggap tugas-tugasnyalah yang terpenting.

C. Bentuk Organisasi Fungsional.

    Diciptakan oleh F.W. Taylor, bentuk organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan. Pada tipe organisasi ini, masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh, pembagian kerja didasarkan pada “spesialisasi” yang sangat mendalam dan setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas atau pekerjaan sesuai dengan spesialisasinya.

Ciri-ciri organisasi fungsional :

1. Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan.
2. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan.
3. Penempatan pejabat berdasarkan spesialisasinya.
4. Koordinasi menyeluruh biasanya hanya diperlukan pada tingkat atas.
5. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu lini dan fungsional.

Keunggulannya :

1. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan secara optimal.
2. Keuntungannya adanya spesialisasi dapat diperoleh seoptimal mungkin.
3. Para karyawan akan terampil dibidangnya masing-masing.
4. Efisiensi dan produktivitas dapat ditingkatkan.
5. Solidaritas, moral dan kedisiplinan karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama tinggi.
6. Direktur Utama tugasnya ringan, karena para direkturnya adalah spesialis dibidangnya masing-masing.

Kelemahannya :

1. Para bawahan sering bingung karena mendapat perintah dari beberapa atasan.
2. Pekerjaan kadang-kadang sangat membosankan karyawan.
3. Para karyawan sulit mengadakan alih tugas (tour of duty = tour of area), akibat spesialisasi yang mendalam, kecuali mengikuti pelatihan terlebih dahulu.
4. Karyawan terlalu mementingkan bidangnya atau spesialisasinya, sehingga koordinasi secara menyeluruh sulit dilakukan.
5. Sering terjadi solidaritas kelompok yang berlebihan, sehingga dapat menimbulkan pengkotak-kotakkan ikatan karyawan yang sempit.

D. Bentuk Organisasi Lini, Staf dan Fungsional.

Merupakan kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, dan fungsional, biasanya diterapkan pada organisasi besar serta kompleks. Pada tingkat Dewan Komisaris (board of director) diterapkan tipe organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat middle manager diterapkan tipe organisasi fungsional. Organisasi ini dilakukan dengan cara menggabungkan kebaikan dan menghilangkan kelemahan dari ketiga tipe organisasi tersebut.

E. Bentuk Organisasi Komite.

Suatu organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi komite (panitia = committees organization) mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif presidium/plural executive” dan komite ini bersifat manajerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal, komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang dibagikan secara khusus.

Ciri-ciri organisasi komite :

1. Pembagian tugasnya jelas dan tertentu.
2. Wewenang semua anggota sama besarnya.
3. Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif dan tanggung jawabnya pun secara kolektif.
4. Para pelaksana dikelompokkan menurut bidang/komisi tugas tertentu yang harus dilaksanakan dalam bentuk gugus tugas (task force).
5. Keputusan merupakan keputusan semua anggotanya.

Keunggulannya :

1. Keputusan yang diambil relatif lebih baik, karena diputuskan oleh beberapa orang.
2. Kecenderungan untuk bertindak secara otoriter/diktator dapat dicegah.
3. Pembinaan dan partisipasi dapat ditingkatkan.

Kelemahannya :

1. Penanggung jawab keputusan kurang jelas, sebab keputusan merupakan keputusan bersama.
2. Waktu untuk mengambil keputusan lama dan biayanya besar.
3. Adanya tirani mayoritas yang dapat memaksakan keinginannya melalui voting suara.

Pengertian Desain Pekerjaan

Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional. Tujuannya untuk mengatur penugasan kerja supaya dapat memenuhi kebutuhan organisasi (Sulipan, 2000:34).

Menurut Eddy Herjanto (2001:48), desain pekerjaan adalah rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu dilaksanakan, bagaimana tugas dikerjakan dan hasil apa yang diharapkan. Menurut Mathis dan Jackson (2006:190), desain pekerjaan merujuk pada pengaturan tugas, kewajiban dan tanggung jawab menjadi sebuah unit kerja yang produktif.

Desain pekerjaan menyampaikan isi dan pengaruh pekerjaan kepada karyawan. Pengidentifikasian komponen pekerjaan yang ada merupakan satu bagian integral dari rancangan pekerjaan. Desain pekerjaan perlu mendapatkan perhatian lebih karena 3 alasan utama yaitu :

1. Desain pekerjaan dapat mempengaruhi kinerja untuk pekerjaan tertentu khususnya untuk motivasi tenaga kerja yang dapat membuat perbedaan besar pada kinerjanya.
2. Desain pekerjaan dapat mempengaruhi kepuasan kerja karena seorang tenaga kerja yang puas dengan konfigurasi pekerjaan tertentu belum tentu memuaskan bagi yang lainnya. 
3. Desain pekerjaan dapat mempengaruhi kesehatan fisik maupun mental. 

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain sebuah pekerjaan (Cushway dan Lodge, 2002:138) yaitu bahwa pekerjaan harus :

1. Memberikan keragaman dalam hal jenis pekerjaan yang dilaksanakan, langkah, lokasi dan sebagainya.
2. Memungkinkan orang mendapatkan umpan balik langsung dari hasilnya.
3. Menyediakan ruang lingkup bagi perkembangan dengan memberi kemungkinan pekerjaan menjadi lebih besar pada waktu orang-orang yang menanganinya menjadi lebih ahli dan berpengetahuan.
4. Mempunyai tujuan dan keluaran yang jelas.
5. Mempunyai alur-alur pekerjaan yang jelas.
6. Memberi kemungkinan mengawasi keluaran dan tahap penyelesaiannya.
7. Memberi peluang untuk mengemukakan pendapat dan menyarankan perubahan-perubahan pada proses pekerjaan.
8. Didukung oleh tingkat sumber daya dan proses yang efektif.

Dimensi Inti Pekerjaan

Model karakteristik pekerjaan yang dikembangkan oleh Hackman dan Oldham dalam Mathis dan Jackson (2006:192) mengidentifikasi lima karakteristik pekerjaan dan hubungannya dengan hasil pribadi dan hasil kerjanya. Kelima karakteristik pekerjaan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Keanekaragaman keterampilan (skill variety)

   Yaitu sejauhmana pekerjaan itu menuntut keragaman kegiatan yang berbeda, sehingga pekerjaan itu dapat menggunakan sejumlah keterampilan dan bakat yang berbeda.

2. Identitas tugas (task identity)

    Yaitu sejauh mana pekerjaan itu menuntut diselesaikannya seluruh potongan kerja secara utuh dan dapat dikenali.

3. Signifikansi tugas (task significance)

    

    Yaitu sejauhmana pekerjaan itu mempunyai dampak yang cukup besar pada kehidupan suatu pekerjaan orang lain.

4. Otonomi (autonomy)

    Yaitu sejauhmana pekerjaan itu memberikan kebebasan, ketidaktergantungan dan keleluasaan yang cukup besar pada individu dalam menjadwalkan pekerjaan itu dan menentukan prosedur yang digunakan dalam menyelesaikan kerja itu. 

 

5. Umpan balik (feedback)

    Yaitu sejauh mana pelaksanaan kegiatan pekerjaan yang dituntut oleh pekerjaan itu menghasilkan diperolehnya informasi yang langsung dan jelas oleh individu mengenai keefektifan kinerjanya.

Jenis-Jenis Desain Pekerjaan

Ada beberapa jenis desain pekerjaan yang dapat dipilih oleh sebuah organisasi (Nawawi, 2003:118) antara lain sebagai berikut : 

1. Desain pekerjaan mekanistik yaitu desain pekerjaan yang menggunakan pendekatan spesialisasi untuk meminimalkan waktu pelaksanaan pekerjaan. Desain pekerjaan ini menghimpun pekerjaan-pekerjaan yang sejenis agar dapat dilaksanakan secara mekanis dengan pola waktu yang tetap dan dalam batas waktu yang minimum.  
2. Desain pekerjaan berurutan secara berkesinambungan yaitu desain pekerjaan yang menggunakan pendekatan dengan mengatur dua atau lebih tugas/pekerjaan yang saling tergantung satu dengan yang lain dalam satu urutan yang bertahap. Desain ini bertujuan untuk menghemat waktu dan ruang gerak dalam melaksanakan pekerjaan yang berangkai atau berurutan.
3. Desain pekerjaan ergonomik yaitu desain pekerjaan yang menggunakan pola keserasian antara kondisi fisik pekerja dengan peralatan kerja agar dapat dilaksanakan secara cepat, nyaman dan mudah. 
4. Desain pekerjaan berdasarkan jenis kegiatan yaitu desain pekerjaan yang menggunakan pola yang memisahkan pekerjaan/jabatan yang membutuhkan keterampilan fisik dengan yang membutuhkan keterampilan mental dari yang terendah sampai yang tertinggi. Pemisahan yang paling banyak dilakukan adalah antara pekerjaan manajerial dan pekerjaan profesional.
5. Desain pekerjaan otonom (individual) yaitu desain pekerjaan yang menekankan pada kemampuan perseorangan untuk melaksanakan pekerjaan dengan pelimpahan tanggung jawab dan wewenang pada seseorang dalam melaksanakan pekerjaan dari awal sampai akhir dengan menghasilkan sesuatu yang berhubungan dengan bisnis organisasi atau perusahaan.
6. Desain pekerjaan tim yaitu desain pekerjaan yang dilakukan dengan membentuk tim kerja (team work) baik yang bersifat permanen maupun sementara untuk menyelesaikan serangkaian pekerjaan tertentu

Teknik-teknik Desain Pekerjaan

Simamora (2004:117) membagi teknik desain pekerjaan ke dalam dua kategori yaitu teknik desain individual dan teknik desain kelompok. Uraian masing-masing teknik desain pekerjaan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Teknik desain individual

• Simplifikasi desain (job simplification) yaitu membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang sederhana dan berulang-ulang yang memaksimalkan efisiensi. Teknik ini mengasumsikan bahwa aspek pemikiran seperti perencanaan dan pengorganisasian menjadi tugas manajemen, sedangkan karyawan hanya melakukan tugas-tugas berdasarkan metode-metode yang sudah ditetapkan manajemen. Simplifikasi pekerjaan dapat memanfaatkan pekerjaan secara lebih efektif guna menghasilkan produk yang terstandarisasi.
• Rotasi pekerjaan (Job rotation) yaitu memindahkan karyawan dari satu posisi ke posisi yang lainnya dalam sebuah perusahaan, sehingga memungkinkan karyawan mempelajari tugas-tugas, fungsi dan keterampilan baru dari setiap unit kerja dalam sebuah perusahaan. Rotasi pekerjaan menghindari kemonotonan dan spesialisasi dalam pekerjaan karena menuntut banyak keahlian dan keterampilan. 
• Pemekaran pekerjaan (Job enlargement) yaitu menambah lebih banyak tugas yang berkaitan kedalam sebuah pekerjaan. Teknik ini menambah tanggung jawab yang serupa dalam rangka memberikan variasi yang lebih besar dengan menambah siklus kerja yang lebih panjang.
• Pemerkayaan pekerjaan (Job enrichment) yaitu merancang pekerjaan dengan cara meningkatkan tanggung jawab, otonomi dan kendali bagi para pemangku jabatan, sehingga membantunya dalam memuaskan kebutuhan pengakuan dan pertumbuhan. Teknik ini mencakup tiga elemen dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan, yaitu perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian.

2. Teknik desain pekerjaan kelompok

• Tim kerja (team work) yaitu sekelompok karyawan yang diminta untuk merampungkan sebuah tugas besar dalam bentuk penugasan-penugasan khusus dari perusahaan.
• Kelompok kerja otonomi (autonomus team work) yaitu tim-tim kerja yang diberikan tujuan-tujuan khusus dan kendali atas pencapaian tujuan tersebut.
• Lingkaran-lingkaran mutu (quality circles) yaitu sekelompok karyawan dan penyelia bertemu secara rutin guna membahas masalah-masalah mutu dan solusi-solusinya.