Desain Formulir

Pengertian

Desain Formulir adalah kegiatan merancang formulir berdasarkan kebutuhan pencatatan transaksi layanan, kegiatan pelayanan dan penyusunan atau pembuatan laporan organisasi (Huffman, 1994).

Jenis-jenis desain formulir menurut pencatatannya:

1. SOMR (Source Oriented Medical Record) adalah pencatatan rekam medis yang berdasarkan pada sumber data atau pada PPA.
2. POMR (Problem Oriented Medical Record) adalah pencatatan rekam medis yang bersumber pada masalah, ada SOAP.
3. STOR (Summary Time Oriented Record) yaitu pencatatan rekam medis berdasarkan pada masalah dan dibuatkan ringkasan kegiatan pelayanan yg diberikan kepada pasien.
4. IMR (Integrated Medical Record) adalah pencatatan rekam medis secara terpadu dari berbagai unit yang memberikan pelayanan pasien, formulir disusun berdasarkan tanggal diperolehnya data. Pada saat pulang, form dibalik lalu diurutkan berdasarkan urutan yang ditentukan.

Aspek-aspek desain formulir:

1. Aspek Anatomi

• Heading, meliputi: judul formulir, identitas pasien, nomor halaman, tanggal penerimaan
• Introduction, menerangkan pihak yang mengisi formulir.
• Instruction, menerangkan petunjuk pengisian rekam medis
• Body, memuat batas tepi badan dengan bagian lain, spasi pada setiap kolom isi, penggunaan garis pada badan, tipe huruf, cara pengisian badan.
• Penutup (Closing), berisi otentifikai (nama terang dan tanda tangan) dan tanggal.

2. Aspek Fisik

• Warna, adalah warna formulir yang ditujukan kepada penulisan agar mudah terbaca. Pada umumnya, warna formulir rekam medis putih, kecuali formulir resume medis ada yang putih, pink dan kuning.
• Bahan, yaitu bahan yang digunakan untuk formulir harus kuat, tidak mudah sobek, dan ringan. Biasanya menggunakan kertas HVS 
• Bentuk, yaitu bentuk dari formulir umumnya persegi panjang.
• Ukuran, adalah ukuran dari kertas tersebut yaitu A4 (210x297 cm)

3. Aspek Isi

• Kelengkapan item, berisi item-item apa saja yang terdapat di dalam formulir tersebut. Misalkan ada identitas pasien, autentikasi pasien, autentikasi PPA.
• Terminologi data, adalah data-data kesehatan pasien yang menggunakan bahasa medis.
• istilah, adalah istilah-istilah medis maupun non medis yang biasanya digunakan oleh Fasilitas Kesehatan tersebut dan terangkum dalam buku daftar singkatan dan simbol.
• Singkatan, adalah singkatan-singkatan yang biasanya digunakan oleh Fasilitas Kesehatan tersebut dan terangkum dalam buku daftar singkatan dan simbol.
• Simbol, adalah simbol-simbol yang yang biasanya digunakan oleh Fasilitas Kesehatan tersebut dan terangkum dalam buku daftar singkatan dan simbol.

Map Rekam Medis adalah map/folder yang digunakan untuk melindungi berkas rekam medis dari kerusakan fisik berupa lucet, sobek dan terlipat sehingga mencegah penurunan nilai gunanya.

Fungsi map rekam medis:

1. Menyatukan semua formulir rekam medis pasien sehingga menjadi satu riwayat kesehatan yang utuh
2. Mencegah kehilangan formulir rekam medis karena semua formulir rekam medis pasien dijadikan satu dengan dijepit
3. Mempermudah dalam pencarian, penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis karena dijadikan satu oleh map rekam medis.
4. Memudahkan dalam pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis.

Map rekam medis bagian depan terdiri dari komponen-komponen :

1. Logo Fasilitas kesehatan
2. Nama dan alamat fasilitas kesehatan
3. Identitas pasien, minimal terdiri dari nama pasien, tanggal lahir, dan alamat pasien (alamat domisili)
4. Nomor rekam medis pasien
5. Tahun terakhir berkunjung. Tahun terakhir berkunjung sebaiknya jangan diisi hanya 5 tahun saja, melainkan 10 atau lebih mengingat efisiensi penggunaan map rekam medis itu sendiri untuk jangka panjangnya.
6. Kode formulir (untuk map rekam medis)
7. No formulir (untuk map rekam medis). No formulir sebaiknya memuat tanggal pembuatannya dan revisi keberapa dengan tujuan mengendalikan dan menelusuri formulir itu sendiri.
8. Tulisan : RAHASIA/Confidential
9. Ada pernyataan berupa tulisan dibawah map rekam medis yang menyatakan bahwa rekam medis tersebut tidak boleh dibawa keluar dari faskes tersebut, kecuali bila diatur dalam peraturan perundang-undangan.
10. Ada pernyataan berupa tulisan dibawah map rekam medis yang menyatakan bahwa rekam medis tersebut ≤ 24 jam setelah selesai pelayanan wajib dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis.
11. Ada tulisan Alergi pasien yang menyatakan alergi pasien terhadap makanan, obat maupun zat lainnya.
12. Ada kolom catatan yang berisi kolom kosong yang digunakan dokter/PPA lainnya dalam mencatat hal-hal yang bersifat penting di rekam medis tersebut. Misal yang dicatat adalah: pasien ini menderita TB aktif, pasien ini B24 (HIV), pasien ini memiliki riwayat ca (kanker), pasien ini menderita hepatitis B, dan lain sebagainya.

Map rekam medis bagian belakang terdiri dari komponen-komponen:

1. Daftar kolom yang berisi nomor (menyatakan kunjungan ke berapa pasien tersebut di faskes itu), tanggal (menyatakan tanggal berapa pasien tersebut berobat), kunjungan (menyatakan tujuan kunjungan ke faskes tersebut, misalkan diisi Poli umum/Poli jantung/Poli Mata), dan keterangan( menyatakan keperluan kunjungan pasien, misalkan untuk mengurus surat sehat, untuk meminta surat ijin tidak masuk kuliah).
2. Kantong yang terletak di bagian kiri map rekam medis bagian belakang yang bertujuan menyisipkan formulir-formulir ke dalam map tanpa menjepitnya.

Jenis-jenis map rekam medis berdasarkan bentuknya:

1. Brief ordner adalah map besar yang terbuat dari kertas karton yang tebal. Di dalamnya terdapat penjepit dokumen terbuat dari logam yang lentur. Kelebihannya adalah dapat memuat formulir dengan jumlah yang banyak.                    
2. Stofmap adalah berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik                        
3. Snelhecter adalah map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat juga alat penjepit dari logam yang lentur.                                                       
4. Hanging map(map gantung)adalah map tanpa penjepit yang digantung pada gawang filing cabinet.                                                                                                                      

Jenis-jenis kertas yang biasanya digunakan dalam pembuata formulir rekam medis, yaitu:

1. Kertas HVS adalah kertas dengan bahan agak kasar. Biasanya digunakan untuk fotokopi atau printer, gramasi yang umum dipakai adalah 70- 100 gram.                 
2. Art paper adalah bahan kertas yang biasanya dipakai untuk brosur, permukaan licin, hasil yang didapatkan bagus karena raster kertasnya halus. Gramasi yang umum dipakai adalah 100-150 gram.                                                                                                      
3. Art karton adalah bahan kertas sama sepert art paper tapi lebih tebal. Biasanya digunakan untuk cetak kartu nama, katalog, brosu. Gramasi yang umum dipakai adalah 210 gram, 230 gram, 260 gram, 310 gram dan 360 gram.                                           
4. Duplex (coated) adalah bahan kerts yang mudah dibedakan karena sisi depan putih sedangkan sisi belakangnya abu-abu.                                                                                            
5. Ivory adalah bahan kertas yang hampir sama dengan art karbon, 2 sisinya putih tetapi tidak seputih art karbon. Art karbon 2 sisinya licin sedangkan ivory hanya 1 sisinya yang licin.                                                                                                                                                      
6. Samsoon kraft adalah bahan kertas warna coklat muda, berbahan daur ulang, permukaan kasar, Biasanya digunakan untuk amplop folio dan pembuatan paper bag.                                                                                                                                                       .
7. BW/BC/manila kertas adalah bahan kertas yang biasanya digunakan untuk stofmap, kartu stok barang. Terdapat juga beberapa warna dan gramasi yang tersedia hanya 210 gram.