SISTEM INFORMASI FARMASI

Sistem Informasi Farmasi adalah sistem yang mengatur mengenai alur dan prosedur yang terjadi di Unit Farmasi. Selain itu, dapat juga bermanfaat dBaik yang di Rumah Sakit, Klinik, Puskesmas, maupun Apotik.

Unit Farmasi adalah kegiatan yang melaksanakan perencanaan, pengadaan, penyerahan, peracikan, pengubahan bentuk sediaan, melayani, memberikan informasi, dan swamedikasi kepada pasien atau masyarakat mengenai indikasi, kontra indikasi, efek samping, penggunaan / khasiat, dosis dan cara penggunaan perbekalan kesehatan

Perbekalan kesehatan terdiri atas obat dan alat kesehatan

Unit Farmasi bersifat mandiri dan keberadaannya bila di rumah sakit merupakan unit yang penting dikarenakan semua alat dan bahannya berasal dari sini. Di samping itu, unit ini terdapat Apoteker sebagai penanggung jawab dan Tenaga Teknis Kefarmasian

Adapun informasi yang dihasilkan dalam Sistem Informasi Farmasi adalah :

1. Buku Register
2. Stok Poli dan Gudang
3. Buku Faktur
4. Laporan Semester
5. Index dokter
6. Rekapitulasi Pengadaan Perbekalan kesehatan
7. Rekapitulasi Penjualan Perbekalan Kesehatan


1. Buku Register

Buku Register adalah buku yang digunakan oleh Apoteker sebagai bukti dalam melayani obat atau alat kesehatan di Unit Farmasi.

Ciri-ciri Buku Register :

1. Terdapat tanggal dilayaninya obat
2. Terdapat no urut dilayaninya obat
3. Nama Pasien yang dilayani
4. Umur pasien
5. Nama obat yang diberikan kepada pasien
6. Diagnosa / Gejala pasien
7. Keterangan, dapat berisi : misal : ketidakrasionalan pengobatan, medication error, atau lain-lain yang termasuk dalam pengobatan.

Informasi yang didapat dalam buku register adalah :

1. Jumlah pasien dalam satu bulan atau satu periode.
2. Jumlah obat yang dilayani dalam satu bulan atau satu periode.
3. Pengobatan yang berkelanjutan.
4. Mengetahui efek samping penggunaan obat, pengobatan yang rasional/ tidak rasional, dll.
5 Sebagai bukti bahwa informasi sudah disampaikan dengan jelas.

Contoh format buku register

2. Stok Poli dan Gudang

Stok Poli adalah stok yang digunakan oleh bagian Poli untuk mengeluarkan atau menambahkan obat.

Poli adalah bagian dari Unit Farmasi yang berperan dalam melayani perbekalan kesehatan yang dapat dilayani secara langsung.

Ciri-ciri Stok Poli :

1. Terdapat nama barang yang bersangkutan
2. Terdapat tanggal keluar atau masuknya obat / alat kesehatan
3. Terdapat kolom masuk, keluar dan sisa jumlah obat / alat kesehatan
4. Terdapat kolom asal yang berisi mengenai nama dokter yang memerintahkan pengambilan perbekalan kesehatan.

Informasi yang didapat dalam Stok Poli adalah :

1. Total obat yang masuk dalam satu periode
2. Total obat yang keluar dalam satu periode
3. Total obat yang sisa dalam satu periode
4. Dokter siapa saja yang meresepkan obat tersebut

Stok Gudang adalah stok yang digunakan oleh bagian Gudang untuk mengeluarkan atau menambahkan perbekalan kesehatan.

Gudang adalah bagian dari Unit Farmasi yang berperan dalam melayani perbekalan yang dapat dilayani secara tidak langsung.

Ciri-ciri Stok Gudang :

1. Terdapat nama barang yang bersangkutan
2. Terdapat tanggal masuk atau keluarnya perbekalan kesehatan
3. Terdapat Nama Distributor yang merupakan distributor yang mengirim barang tersebut
4. Terdapat No Faktur yang merupakan no urut faktur yang diberikan oleh distributor
5. Terdapat kolom ED yang merupakan kepanjangan dari "Expired Date" artinya tanggal kadaluarsa.
6. Ada kolom masuk, keluar dan sisa jumlah perbekalan kesehatan
7. Ada kolom "Ke" merupakan tempat tujuan perbekalan kesehatan tersebut keluar ( untuk Rumah Sakit ).
8. Ada kolom Diskon diisi berapa bersen diskon ( bila ada )
9. Ada kolom Keterangan diisi misal : Nama dokter, atau yang lainnya.

Informasi yang didapat :

1. Mengetahui tanggal kadaluarsa
2. Mengetahui jumlah penjualan dan jumlah pemasukan perbekalan kesehatan.

 Contoh Format Stok Poli dan Gudang

3. Buku Faktur

Buku Faktur adalah buku yang digunakan sebagai tanda bukti penerimaan atau retur pembelian perbekalan kesehatan

Ciri-ciri buku Faktur :

1. Terdapat nama barang yang bersangkutan
2. Terdapat tanggal masuk perbekalan kesehatan
3. Terdapat Nama Distributor yang merupakan distributor yang mengirim barang tersebut
4. Terdapat kolom Nomor Faktur yang no urut faktur yang diberikan oleh distributor.
5. Ada kolom Nama Barang yang merupakan barang yang tercatat dalam Faktur tersebut.
6. Ada kolom No Batch Nama Barang
7. Ada kolom jumlah perbekalan kesehatan
8. Ada kolom Netto yang merupakan nominal harga bersih perbekalan kesehatan
9. Ada kolom "Total" yang merupakan hasil dari perkalian antara jumlah dengan Netto.
10. Ada kolom "Keterangan" yang berisi : diskon ( bila ada ) atau PPN ( Pajak Pertambahan Nilai ).

Informasi yang didapat dari Buku  Faktur :

1. Mengetahui tanggal transaksi penerimaan.
2. mengetahui total nilai pembelian perbekalan kesehatan selama satu periode.
3. Mengetahui Nama barang apa saja yang dibeli.

Contoh format buku Faktur

4.  Laporan Semester

Laporan Semester adalah laporan yang berisi mengenai rekapitulasi selama satu periode yang digunakan untuk evaluasi, analisa, perencanaan dan pengadaan perbekalan farmasi.

Ciri-ciri Laporan Semester adalah :

1. Terdapat "Bulan" yang merupakan bulan transaksi. Dalam hal ini bulan Juni/ Desember
2. Terdapat kolom No urut perbekalan kesehatan.
3. Terdapat Nama obat / alkes.
4. Terdapat kolom jumlah Sisa Awal, Masuk, Kelar dan Sisa setiap perbekalan kesehatan.
5. Terdapat kolom Netto yang merupakan nominal harga bersih perbekalan kesehatan.
6. Terdapat "Total" yang merupakan hasil dari perkalian antara jumlah dengan Netto.

Informasi yang didapat dari Laporan Semester :

1. Jumlah total pemasukan, pengeluaran dan sisa di akhir periode.
2. Perubahan nominal asset setiap periode.

Contoh Format Laporan Semester

5. Index dokter

Index dokter adalah laporan jumlah peresepan dokter selama satu periode yang direkap dari Stok Poli dan Stok Gudang, yang disusun berdasarkan nama dokter.

Ciri-ciri Index dokter adalah :

1. Terdapat "Bulan" yang merupakan bulan transaksi
2. Terdapat No Urut dokter yang memberikan resep.
3. Terdapat kolom Nama Dokter yang memberikan resep.
4. Terdapat kolom Nama Obat yang diresepkan selama satu periode.
5. Terdapat kolom jumlah obat dalam satu periode.

Informasi yang didapat dari Index Dokter adalah :

1. Nama dokter yang memberikan obat yang paling banyak.
2. Nama obat yang diberikan dokter untuk satu periode.

Contoh format Index Dokter.

6. Rekapitulasi Pengadaan Perbekalan Kesehatan

Rekapitulasi Pengadaan Perbekalan Kesehatan atau yang disebut dengan RLPK adalah suatu ringkasan yang dibuat dalam satu periode yang berisi mengenai jumlah total pengadaan obat dan alat kesehatan yang disusun berdasarkan nama distributor. Informasi rekapitulasi ini bersumber dari Buku Faktur. Bisa juga untuk memeprmudah biasanya Instalasi Farmasi di Rumah Sakit langsung meminta informasi ini kepada bagian Akuntansi.

Ciri-ciri Rekapitulasi Pengadaan Perbekalan Kesehatan, yaitu :

1. Terdapat kolom no urut Distributor
2. Terdapat kolom Nama Distributor
3. Terdapat jumlah nominal pengadaan obat dan alkes dari distributor tersebut
4. Terdapat grafik "pie diagram" yang membantu untuk memudahkan manajer dalam mengambil keputusan.

Informasi yang didapat dari RLPK :

1. Mengetahui distributor mana yang menguasai atau mendominasi pengadaan obat dan alat kesehatan di rumah sakit.
2. Mengetahui total pengeluaran selama satu periode.
3. Meminimalisir atau memotong anggaran belanja perbekalan kesehatan.

 Contoh format Rekapitulasi Pengadaan Perbekalan Kesehatan
7. Rekapitulasi Penjualan Perbekalan Kesehatan

Rekapitulasi Penjualan Perbekalan Kesehatan atau yang biasa disebut RLP adalah suatu ringkasan yang dibuat dalam suatu periode yang berisi mengenai jumlah total penjualan obat dalam satu periode. Rekapitulasi ini bermanfaat dalam mengetahui jumlah perbekalan kesehatan yang dijual kepada konsumen.

Ciri-ciri Rekapitulasi Penjualan Perbekalan Kesehatan, yaitu :

1. Terdapat kolom No urut.
2. Terdapat kolom nama barang, berisi obat dan alat kesehatan.
3. Terdapat kolom jumlah sisa awal, masuk, sisa akhir, dan keluar.
4. Terdapat kolom Netto obat dan alat kesehatan.
5. Terdapat kolom Total yang merupakan hasil kali dari jumlah perbekalan kesehatan yang keluar dan netto.

Informasi yang diperoleh dari RLP :

1. Mengetahui jumlah nominal obat yang memiliki penjualan yang tinggi.
2. Mengetahui total penghasilan ( revenue ) dalam satu periode.

Contoh format Rekapitulasi Penjualan Perbekalan Kesehatan.

== Semoga informasi ini bisa memberikan manfaat kepada teman-teman mahasiswa farmasi, praktisi, ttk dan apoteker yang bekerja di segala instansi manapun ==