Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis

Retensi atau penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara:

• Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak file aktif ke rak file inaktif dengan cara memilah pada rak file penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
• Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang berlaku.
• Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku
• Dengan melakukan scanner pada berkas rekam medis.

Tujuan Retensi Rekam Medis:

• Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah
• Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas rekam medis yang baru.
• Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika sewaktu-waktu diperlukan.
• Menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna/nilai guna rendah atau nilai gunanya menurun.

Pemusnahan berkas rekam medis adalah proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilainya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan membakar habis, mencacah atau daur.

Ketentuan Pemusnahan Berkas Rekam Medis

1. Pembentukan tim pemusnah berkas rekam medis dengan Surat Keputusan Direktur, yang sekurang-kurangnya terdiri dari: administrasi, Instalasi Rekam Medis.
2. Formulir rekam medis yang memiliki nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetapi dosompan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Membuat pertelaan arsip bagi rekam medis yang akan dimusnahkan.
4. Daftar pertelaan berkas rekam medis yang akan dimusnahkan oleh tim pemusnah, dilaporkan kepada Direktur Rumah Sakit dan Direktur Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI.
5. Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada pemilik Rumah Sakit dan kepada Direktur Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI.

Jadwal Retensi Arsip

Kegunaan jadwal retenis arsip adalah sebagai pedoman dalam penyusutan rekam medis. Penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas rekam medis. Jadwal retensi disusun oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari Instalasi Rekam Medis, Panitia rekam medis yang benar-benar memahami rekam medis.

Rancangan jadwal retensi rekam medis harus mendapat persertujuan dari Direktur RS terlebih dahulu sebelum dijadikan pedoman resmi. Dengan adanya prosedur kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan berkas rekam medis dapat dihindari. Setiap ada perubahan jadwal rentensi rekam medis harus menempuh jadwal retensi rekam medis.

Di dalam Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 dalam Bab IV pasal 8 mengatur (untuk Rumah Sakit), yaitu:

• Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
• Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
• Ringkasan pulang dan persertujuan tindakan medik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) hanya disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.

Sedangkan dalam pasal 9, dinyatakan bahwa:

• Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
• Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan

Secara umum, sampai sekarang profesi perekam medis masih menganut pedoman yang menyatakan rekam medis disimpan minimal 5 (lima) tahun sejak pasien terakhir pulang berobat. Namun, kebanyakan fasilitas pelayanan kesehatan (Faskes) mengacu pada Surat Edaran Dirjen YanMed No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 yang menyebutkan tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) rekam medis.

Dari tabel JRA tersebut kita dapat mengetahui adanya berkas rekam medis aktif (di ruang filing) dan inaktif (di ruang inaktif). JRA tersebut dipakai sebagai pedoman retensi Faskes untuk waktu minimal retensi dan pemusnahan.

Berkas rekam medis kasus hukum (medikolegal), seperti: kasus pembunuhan, penganiayaan, adopsi, pemerkosaan, aborsi, dan lain sebagainya harus diretensi minimal 20 tahun sebagai berkas aktif.

Kasus-kasus tertentu yang dianggap bernilai seperti kasus HIV/AIDS, gagal ginjal, operasi pemisahan kembar siam, operasi kanker, TBC, operasi penyesuaian organ kelamin, SARS, flu burung, dan sebagainya pada umumnya diabadikan karena memiliki nilai keilmuan kedokteran yang masih terus berkembang.

No	No Rekam Medis	Tahun	Jangka Waktu Penyimpanan	Keterangan
1	2	3	4	5

Petunjuk pengisian daftar waktu penyimpanan rekam medis inaktif:

1. Nomor: nomor urut
2. No Rekam Medis: nomor arsip rekam medis yang akan diinatif
3. Tahun: tahun terakhir kunjungan dirawat
4. jangka Waktu Penyimpanan: menunjukkan jangka/tenggat waktu yang ditentukan 
5. Keterangan: fisik menurut kebutuhan informasi

No	Nomor Rekam Medis	Nama Pasien	Diagnosa Terakhir	Tahun terakhir dilayani	Keterangan
1	2	3	4	5	6

Petunjuk pengisian daftar pertelaan arsip rekam medis:

1. Nomor: nomor urut
2. No Rekam Medis: nomor arsip rekam medis yang akan dimusnahkan.
3. Nama pasien: nama pasien yang tertera pada berkas rekam medis.
4. Diagnosa terakhir: diagnosa penyakit pasien pada saat terakhir dilayani di unit pelayanan Rumah Sakit.
5. Tahun terakhir: tahun terakhir pelayanan pasien di unit rumah sakit.
6. Keterangan: diisi menurut kebutuhan informasi.

No	Kelompok	Aktif		Inaktif		Keterangan
		rawat jalan	rawat inap	rawat jalan	rawat inap
1	Umum	5 th	5 th	2 th	2 th
2	Mata	5 th	10 th	2 th	2 th
3	Jiwa	10 th	5 th	5 th	5 th
4	Orthopedi	10 th	10 th	2 th	2 th
5	Kusta	15 th	15 th	2 th	2 th
6	Ketergantungan Obat	15 th	15 th	2 th	2 th
7	Jantung	10 th	10th	2 th	2 th
8	Paru	5 th	10 th	2 th	2 th
9	Kasus hukum (pembunuhan, dll)	20 th	20 th	±2 th	±2 th